Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

2. Bereitstellung und Hosting

Diese Website wird auf einem eigenen Debian-13-Server bei der ZAP-Hosting GmbH betrieben. Apache stellt die Website verschlüsselt über HTTPS bereit. Beim normalen Seitenaufruf können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die angeforderte URL oder Ressource, der HTTP-Statuscode, der Referrer, soweit er übermittelt wird, der Browser beziehungsweise User-Agent sowie gegebenenfalls Informationen zum Betriebssystem verarbeitet werden.

Die Serverprotokolle dienen insbesondere der technischen Bereitstellung, Fehleranalyse, Stabilität und Sicherheit. Die Apache-Protokolle werden nach dem aktuellen Serverkonzept rotiert und maximal ungefähr 14 Tage vorgehalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der technischen Bereitstellung und Sicherheit des Angebots.

Zum Schutz von dinletter.de vor automatisierten Angriffen, missbräuchlichen Zugriffen, Bots oder sonstigen sicherheitsrelevanten Zugriffen können einzelne IP-Adressen für diese Website gesperrt werden. Die betroffene IP-Adresse wird hierfür getrennt von der Reichweitenstatistik in verschlüsselter Form gespeichert. Zusätzlich kann eine websitebezogene pseudonymisierte technische Kennung verwendet werden, um bestehende Sperren zuverlässig zu erkennen und doppelte Einträge zu vermeiden.

Zeitlich begrenzte IP-Sperren werden grundsätzlich für 30 Tage gespeichert. Dauerhafte Sperren bleiben gespeichert, bis sie manuell aufgehoben werden. Die Sperre gilt nur für dinletter.de. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im Schutz des Angebots und der Serverinfrastruktur vor Missbrauch, automatisierten Angriffen und sonstigen störenden oder sicherheitsrelevanten Zugriffen.

Webhosting-Anbieter

ZAP-Hosting GmbH
Hafenweg 8
48155 Münster
Deutschland

Domain und E-Mail

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland
IONOS wird für die Domainverwaltung und die E-Mail-/SMTP-Infrastruktur eingesetzt.

3. Nutzung des Briefgenerators

Alle Eingaben im Briefgenerator werden grundsätzlich auf deinem Endgerät verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Absender- und Empfängerdaten, Briefinhalt, Entwürfe, Adressbucheinträge, Anlagen sowie gegebenenfalls eine hochgeladene Unterschrift.

Diese Inhalte werden nicht an einen Dinletter-Server übertragen. Die Druck- und Dokumentvorschau wird ebenfalls lokal im Browser erzeugt.

4. Lokale Speicherung im Browser

Dinletter speichert die für die Anwendung benötigten Inhalte in einer lokalen Browser-Datenbank. Dabei handelt es sich nicht um einen sichtbaren Ordner oder eine gewöhnliche Datei auf deinem Gerät. Der Browser verwaltet diesen Speicher innerhalb des aktuell verwendeten Browserprofils.

Speichertechnik

IndexedDB, technische Datenbankbezeichnung dinletter-local-v2

Gespeicherte Inhalte

Briefe und Entwürfe, Kontakte, Anlagen, Unterschriften, Einstellungen und Angaben zum optionalen Passwortschutz

Gültigkeitsbereich

Die Daten sind an die Dinletter-Website, den verwendeten Browser und das jeweilige Browserprofil gebunden. Andere Browser, Profile oder Geräte haben keinen Zugriff darauf.

Übertragung

Die lokal gespeicherten Inhalte werden nicht an den Betreiber übertragen und nicht automatisch zwischen Geräten synchronisiert.

Manuelle Sicherung

Du kannst alle Anwendungsdaten selbst in eine verschlüsselte Sicherungsdatei exportieren und später wieder importieren.

Eine ältere lokale Speicherung kann einmalig aus Local Storage übernommen und anschließend entfernt werden.

Die Speicherung dient ausschließlich dazu, die ausdrücklich gewünschten Funktionen des Briefgenerators bereitzustellen. Der Zugriff auf den Endgerätespeicher erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit die DSGVO anwendbar ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Export und Import von Sicherungsdateien

Über „Einstellungen“ → „Datenschutz & Daten“ kannst du eine vollständige Sicherungsdatei erstellen. Sie umfasst die lokal gespeicherten Briefe und Entwürfe, persönlichen Angaben und Einstellungen, Kontakte, Unterschriften sowie Anlagendateien.

Die Sicherungsdatei wird vor dem Herunterladen mit einem von dir festgelegten Passwort verschlüsselt. Die Ver- und Entschlüsselung erfolgt lokal im Browser; weder die Sicherungsdatei noch das Passwort werden an den Betreiber übertragen. Das Passwort wird nicht gespeichert und kann bei Verlust nicht wiederhergestellt werden.

Beim Import wird die Datei lokal entschlüsselt, technisch geprüft und anschließend wahlweise vollständig wiederhergestellt oder mit den vorhandenen Daten zusammengeführt. Der Passwortschutz der Sicherungsdatei ist unabhängig vom optionalen lokalen Passwortschutz des jeweiligen Browsers.

6. Lokale Daten löschen

Du behältst die Kontrolle über die im Browser gespeicherten Inhalte. Folgende Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung:

1. Alle Dinletter-Daten löschenÖffne im Briefeditor „Einstellungen“, wechsle zu „Datenschutz & Daten“ und wähle unter „Lokale Daten“ die Schaltfläche „Daten löschen“. Nach deiner Bestätigung werden Briefe, Kontakte, Unterschriften, Anlagen und der lokale Passwortschutz dauerhaft entfernt.
2. Einzelne Inhalte löschenBriefe lassen sich unter „Meine Briefe“, Kontakte im Adressbuch und Anlagendateien direkt am jeweiligen Brief einzeln entfernen.
3. Website-Daten im Browser löschenDu kannst in den Datenschutz- oder Website-Einstellungen deines Browsers sämtliche für dinletter.de gespeicherten Website-Daten entfernen. Das alleinige Leeren des Browser-Cache entfernt IndexedDB-Daten nicht in jedem Browser.

Auch das Löschen oder Zurücksetzen des Browserprofils kann die lokalen Inhalte entfernen. In privaten Browserfenstern können gespeicherte Daten beim Beenden der privaten Sitzung verloren gehen. Da der Betreiber keinen Zugriff auf diese Inhalte hat, kann er gelöschte Daten nicht wiederherstellen.

7. Anlagen und digitale Unterschrift

Im Briefgenerator ausgewählte PDF- und Bilddateien sowie eine digitale Unterschrift werden ausschließlich lokal eingelesen, dargestellt und zusammen mit dem jeweiligen Entwurf gespeichert. Eine Übertragung an den Betreiber findet nicht statt. Beim Löschen eines Briefes werden auch die diesem Entwurf zugeordneten Anlagen aus dem lokalen Speicher entfernt.

8. Optionaler Passwortschutz

Wenn du den lokalen Passwortschutz aktivierst, verschlüsselt Dinletter die lokal gespeicherten Briefe, Kontakte und Anlagen mit Funktionen der Web Crypto API. Das Passwort und der daraus abgeleitete Schlüssel werden nicht an den Betreiber übertragen. Ohne das Passwort können verschlüsselte lokale Inhalte nicht wiederhergestellt werden.

9. Interne Reichweitenstatistik, Cookies und externe Inhalte

Zur internen Auswertung der Nutzung von dinletter.de wird eine selbst betriebene Reichweitenstatistik auf dem eigenen Server eingesetzt. Hierbei werden keine externen Analyse- oder Werbedienste wie Google Analytics eingesetzt und für diese Statistik keine Tracking-Cookies oder vergleichbaren dauerhaften Kennungen im Browser gespeichert.

Bei einem Seitenaufruf werden für die interne Statistik insbesondere Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, die IP-Adresse sowie das aus der IP-Adresse abgeleitete Herkunftsland verarbeitet. Die Ermittlung des Landes erfolgt serverseitig. Eine Übermittlung der IP-Adresse an einen externen Geolokalisierungsdienst ist hierfür nicht vorgesehen.

Die IP-Adresse wird innerhalb der Statistik nicht im Klartext gespeichert, sondern verschlüsselt abgelegt. Zusätzlich werden aus der IP-Adresse mithilfe eines geheimen Schlüssels pseudonymisierte Kennungen gebildet, um die ungefähre Zahl unterschiedlicher Besucher für bestimmte Zeiträume wie Tag, Woche, Monat und Jahr ermitteln zu können. Diese Kennungen dienen ausschließlich der internen Reichweitenmessung und werden nicht für Werbung, Profilbildung oder eine websiteübergreifende Wiedererkennung verwendet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der internen Reichweitenmessung, der Bewertung der Nutzung des Angebots sowie der technischen und inhaltlichen Weiterentwicklung von Dinletter.

Detaildaten einzelner Seitenaufrufe einschließlich der verschlüsselt gespeicherten IP-Adresse werden grundsätzlich nach 7 Tagen gelöscht. Pseudonymisierte Besucherkennungen werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Berechnung der jeweiligen Statistikzeiträume erforderlich sind. Längerfristig verbleiben ausschließlich aggregierte Statistikwerte ohne direkte Zuordnung zu einzelnen Zugriffen.

Die IndexedDB und die übrige lokale Anwendungsspeicherung dienen ausschließlich den ausdrücklich gewünschten Funktionen des Briefgenerators und werden nicht zu Trackingzwecken eingesetzt. Inhalte wie Briefe, Kontakte, Anlagen oder Unterschriften werden durch die Reichweitenstatistik nicht erfasst.

Die Website bindet keine externen Schriftarten, Karten oder Videos ein. Die für PDF-Anlagen verwendete PDF-Komponente wird lokal mit der Anwendung ausgeliefert.

10. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Über das Kontaktformular kannst du deinen vollständigen Namen, deine E-Mail-Adresse, ein Anliegen, eine Nachricht, die Bestätigung der Datenschutzerklärung und optional genau einen Dateianhang übermitteln. Die Pflichtangaben werden benötigt, um deine Anfrage zu bearbeiten und dir antworten zu können.

Beim Absenden überträgt dein Browser die Angaben verschlüsselt über HTTPS an /kontakt.php auf dinletter.de. Das Verarbeitungsskript läuft auf dem eigenen Debian-13-Server bei ZAP-Hosting und versendet die Nachricht serverseitig mit PHPMailer über die SMTP-Infrastruktur von IONOS an michael@polarco.de. Der Browser stellt keine direkte Verbindung zum IONOS-SMTP-Server her. IONOS wird hierbei ausschließlich als E-Mail-/SMTP-Anbieter und nicht als Webhoster eingesetzt. Es wird kein externer Formular- oder Captcha-Dienst eingesetzt.

Pflichtangaben

Vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Anliegen, Nachricht und Bestätigung der Datenschutzerklärung

Optional

Genau eine PDF-, PNG-, JPG-/JPEG- oder WebP-Datei mit höchstens 10 MB

E-Mail-Versand

Als SMTP-Absender wird michael@polarco.de verwendet. Die von dir angegebene E-Mail-Adresse wird als Reply-To gesetzt.

Technische Angaben

Die versendete Kontakt-E-Mail enthält zusätzlich die Website, den Host, die IP-Adresse, den Zeitpunkt und den User-Agent.

Spam-Schutz

Ein unsichtbares Honeypot-Feld, die Mindest-Ausfüllzeit, die Herkunft der Anfrage, die Anzahl enthaltener Links und eine zeitlich begrenzte Rate-Begrenzung werden serverseitig geprüft.

Speicherung

Das Verarbeitungsskript legt keine eigene dauerhafte Formulardatenbank an. Nach erfolgreichem Versand wird die Nachricht im E-Mail-Postfach bei IONOS gespeichert und dort zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Ein optional hochgeladener Anhang wird ebenfalls als E-Mail-Anhang übermittelt. Die Nachricht wird gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Verarbeitung deiner Anfrage erfolgt, soweit sie auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung eingehender Anfragen. Die technischen Maßnahmen zur Spam- und Missbrauchsabwehr beruhen ebenfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn du unmittelbar per E-Mail Kontakt aufnimmst, werden die von dir übermittelten Angaben ebenfalls ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage verarbeitet.

11. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beachte bitte: Auf ausschließlich lokal in deinem Browser gespeicherte Briefinhalte hat der Betreiber keinen Zugriff. Diese Daten kannst nur du direkt auf deinem Gerät verwalten oder löschen.

12. Beschwerderecht

Du hast gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

13. Aktualisierung dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Hosting oder die rechtlichen Anforderungen ändern.